谷 好通コラム

2020年01月10日(金)

1.10.支払いは請求書を元にしてはいけない。

今朝の「めざましテレビ」の中のニュースで、
私の家に近い大会社で6億円の使い込みがあり、
60才の女性が逮捕されたと言っていた。
その女性は、馬術競技の馬を六頭も買っており、
その馬との2ショットをSNSに上げており、
その幸せそうな表情の写真と、
逮捕された時の惨めにやつれた表情の写真との差は、いかにも哀れであった。
そのニュースによると、
その女性は、その大会社の組合の「年金」の事務を一人でやっていて、
年金として蓄積されていたお金を自分の口座に勝手に送金して、
派手に豪遊し、セレブのように「馬」を飼って愛した。

哀れなバカな人間の単純な犯罪だが、
6億円もの大金の使い込みが長期間ばれなかったのには驚くが、
しかし不思議とは思えない。

その大会社は、会社としての経理の仕組みは
きっと正しく牽制と内部統制が効いていて、
そんな馬鹿みたいに単純な使い込み出来る訳がなく、
やられたとしてもすぐにバレタはずだし、
内部監査に引っかかるか、決算のたびの監査法人による監査に必ず引っかかる。

しかし、組合の年金の金は、会社の金ではないので、
いずれの仕組みにも監査にも関係ないので、
どの仕組みにも引っかからなかったのだろう。
組合は会社の統治の外の組織なので、会社としても治外法権で干渉できない。

とは言っても、その会社の大切な社員の老後の生活を支える大事なお金なので、
ちょっと帳簿残高と預金残高が合っているかぐらい確かめれば良かったのに、
また組合も、自分達の組合員の大切なお金である意識があったなら、
こんな単純な使いをされても長期間気が付かないような、
無責任な無関心は無かったはずだ。
しかし、組合の年金に関わる事務員が、
「一人」であったところにすべての落とし穴がある。
一人だけであっては、
その金が正しく管理されるにはその人の良心だけが頼りであって、
その人の良心が、使い込みをしない分の量だけあるかどうかを、
誰が責任を持って計るのか。また、計ることが出来るのか。
万一、その一人に使い込みをされたら、それが解る方法があるのか。
無いのだから、一人で管理すること自体が「悪い」のだ。
お金の出し入れを含む管理は、
一人であることが「悪」であって、万が一犯罪が起きたら、
その人が悪いのではなく、その人が「一人」であることが「悪い」のだ。

お金の出し入れを含む管理に関わる人は
必ず二人以上である事が必要で、
その二人は必ず違う立場の人であって、「牽制」の関係になければならない。
二人と言っても、
同じ立場の上下の二人では意味が無い。
上の人間が下の人間を「信じる」と言う盲目的な行為で一人と同じことになる。
お金の出し入れを伴う管理は、
違う立場にあって、牽制の関係にある二人以上でなければならない。
これは絶対に譲れない組織の基本である。

違う立場の、牽制の関係にある二人とは
たとえば、商品を注文する人と、
その代金の支払いを指示する人が別の人でなければならないという意味。
この例えでいえば、
支払いの指示は、入荷を確認した人であり、
入荷を確認する人は、その商品を注文する人とは別の人でなければならない。

ましてや、その商品を送った人と、
支払いを指示する人とは別の人である事は当然であって、
だから、支払いは、その商品を送った人が発行した「請求書」を元にはせず、
商品を受け取った人によって打ち込まれた「仕入データの集計」を元にして、
そのデータが正しいと承認した人が指示する。
こんなことは経理の初歩中の初歩だが、
一番犯されがちな初歩的な間違いです。

もっと単純に言うと、
経費あるいは費用を使った人と、
その支払いをする人は別でなければならず、
だから、その支払いを指示する人、つまり承認する人は、
その費用を使った人とは別の立場の人でなければならない。

しかし、
組合の年金の金は、会社の金ではないので
こんな単純な大原則が守られなかったのだろう。
ある意味、吐き気を催すような下らない事件だ。

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プロフィール

谷 好通

代表取締役会長兼CEO

谷 好通

キーパーのルーツであり、父であり 男であり、少年でもある谷好通の大作、名作、迷作コラム。
読めば読むほど元気になること間違いなし。・・・の、はず。

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